Rażące uchybienia, naruszenia i zaniedbania w miejskich zamówieniach. Audytu część druga

"Skala zaniedbań, uchybień, naruszeń oraz nieprawidłowości wskazuje na brak dbałości o finanse publiczne" - to tylko ułamek opinii audytorów prowadzących kontrolę w miejskim ratuszu pod kątem zamówień, jakie były realizowane pod rządami byłego prezydenta Janusza Kotowskiego.

Niedawno przedstawiliśmy fakty dotyczące przyznawania sowitych nagród i premii w ratuszu. Mimo, iż miejska kasa świeciła pustkami, prezydent Kotowski nie szczędził publicznego grosza dla swoich politycznych popleczników i zaufanych współpracowników.

ReklamaWszelkie poczynania byłej władzy ratusza, w kilku obszarach, poznaliśmy dzięki trzem odrębnym kontrolom audytorskim, zleconym przez obecnego włodarza Łukasza Kulika. Dzisiaj omawiamy wyniki audytu dotyczącego oceny zamówień o wartości nieprzekraczającej 30 tys. euro.

Raport audytorów w tym zakresie liczy ponad 40 stron i jest dla poprzedniej władzy druzgocący. Kto nie zechce zapoznawać się z obszernym materiałem, wystarczy, że przeczyta streszczenie całego procesu kontrolnego, zamieszczone w dokumencie. Nawet krótki fragment wiele mówi na temat procesu jakim podlegały zamówienia publiczne w urzędzie.

- Skala zaniedbań, uchybień, naruszeń oraz zidentyfikowanych nieprawidłowości wskazuje na brak poszanowania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, zasad etycznych, należytej staranności, dbałości o finanse publiczne oraz dobro publiczne - piszą audytorzy.

Prowadzący kontrolę, w świetle zgromadzonej dokumentacji oraz przeprowadzonych prac, z całą powagą stwierdzili, że sposób realizacji poszczególnych procedur wykazuje liczne nieprawidłowości prowadzące do dysfunkcji urzędu miasta. Audytorzy wskazują też na niegospodarność oraz brak poszanowania przepisów prawa i dbałości o finanse i dobro publiczne. Poniżej pełna treść streszczenia dokonanego audytu.

ReklamaW świetle zgromadzonych dowodów, na podstawie dokumentacji roboczej oraz w stosunku do przyjętych kryteriów oceny, audytujący oceniają negatywnie system kontroli zarządczej w badanym obszarze, sposób prowadzonego nadzoru oraz prowadzone działania przez kierownictwo i pracowników urzędu. Skala zaniedbań, uchybień, naruszeń oraz zidentyfikowanych nieprawidłowości wskazuje na brak poszanowania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, zasad etycznych, należytej staranności, dbałości o finanse publiczne oraz dobro publiczne. Z całą powagą audytujący podkreślają, iż zarówno na poziomie projektowym systemu, poziomie stosowanych narządzi, jak i sposobie realizacji poszczególnych procesów, procedur oraz czynności istnieją poważne luki oraz nieprawidłowości, co skutkuje całkowitą dysfunkcją organizacyjną urzędu miasta w badanym obszarze.

Ponadto audytorzy wskazują na ustalenia, związane z naruszeniem ustawy prawo zamówień publicznych (PZP), ustawy o finansach publicznych, naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w szczególności w obszarze naruszeń zamówień publicznych oraz kontroli zarządczej) oraz niegospodarności, które wymagają dogłębnej analizy merytoryczno-prawnej i rozważenia podjęcia dalszych stosownych kroków zgodnie z najlepszym interesem miasta. W związku z identyfikacją obszarów wysokiego ryzyka poza działaniami prawnymi audytujący rekomendują podjęcie działań naprawczych na poziomie systemowo-organizacyjnym, jak również kadrowym, celem zaprojektowania, zbudowania oraz realizacji systemu zamówień w oparciu o podejście systemowo-procesowe, z uwzględnieniem posiadanych zasobów, kompetencji oraz narzędzi technologicznych.

Audytorzy przedstawiają szczegółowe ustalenia dotyczące poszczególnych badanych obszarów:
- regulacje dotyczące zamówień poniżej 30 tys. euro oraz obszar zarządzania umowami posiada istotne luki i w obecnej formie stanowi wysokie ryzyko dla prowadzenia postępowań,
- obszar zarządzania umowami jest całkowicie nieuregulowany, brak jest centralnego rejestru umów oraz procesów i procedur zarządzania, w tym narzędzi IT wspierających ten obszar,
- rejestry umów są niespójne oraz posiadają liczne błędy,
- brak jest skutecznych regulacji zapobiegających wystąpieniu zjawisk korupcyjnych, konfliktowi interesu zarówno na poziomie Urzędu Miasta Ostrołęki, jak i w powiązaniu z podmiotami nadzorowanymi,
- w analizowanych sprawach (postępowaniach) umowach audytujący stwierdzili następujące nieprawidłowości:
w 21 proc. przypadków w otrzymanej przez audytujących dokumentacji brak było oszacowania kwoty postępowania,
w 13 proc. przypadków zawierano aneksy do zawartych umów,
w 18 proc. przypadków audytujący nie otrzymali dokumentacji z przeprowadzonego postępowania.

Zespół audytorski otrzymał z urzędu ewidencję umów za 2017 i 2018 rok. W badanym okresie rejestry przedstawionych umów wskazują, że zawarto 1223 umowy, w tym także powyżej 30 tys. euro oraz umowy o innym charakterze np. przychodowe. Niestety, jak wykazali audytorzy, przedstawione rejestry i zestawienia są prowadzone w sposób uniemożliwiający dokonanie szczegółowej analizy (z wykorzystaniem danych w nich zawartych), gdyż dane w nich przedstawione są niepełne, w nieodpowiednich formatach, brak jest danych np. kwot oraz zawierają błędy.

Audytujący, w zakresie umożliwiającym im dalszą analizę, przeprowadzili czyszczenie danych oraz działania umożliwiające dalszą ich segregację, sortowanie, analizę ilościową i jakościową. Jednocześnie poszczególne jednostki organizacyjne urzędu przedstawiły audytującym zestawienia zamówień/umów realizowanych w ramach ich właściwości. W wyniku analizy wyników stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia, które wskazują na znaczące braki nadzoru oraz źle zaprojektowany system kontroli zarządczej.

Wskazano następujące nieprawidłowości i ustalenia:
- brak procedur i obowiązku zgłaszania wszystkich umów do jednej, centralnej bazy umów, co skutkuje brakiem nadzoru i kontroli nad całym obszarem umów, co potwierdziły ustalenia audytujących opisane w dalszej części niniejszego dokumentu,
- audytujący ustalili, iż część umów nie została zgłoszona do w/w rejestru umów i zarejestrowana,
- brak spójnej i jednolitej bazy danych zlecanych i zawieranych umów, co skutkuje brakiem nadzoru i kontroli nad całym obszarem umów,
- rejestr umów nie jest rejestrem, który nadaje się do analizy danych w nim zawartych - sposoby opisu i wpisywania danych to uniemożliwiają,
- inne daty zawarcia umowy i jej obowiązywania od dat wskazanych w rejestrze,
- braki w uzupełnieniu kwot w rejestrze umów lub zapisy odwołujące się bezpośrednio do zapisów umowy, co powoduje brak kontroli nad monitorowaniem wydatków urzędu,
- brak zapewnienia min. kontroli dostępu, rozliczalności w zapisach rejestrów, gdyż rejestry prowadzone są w narzędziach biurowych nie zapewniających takich funkcji tzn. MS Exel i MS Word, a nie bazie danych umożliwiającej zarządzanie dostępem oraz zapewniając cel audytowy. Brak wskazanych mechanizmów powoduje znaczące ryzyko naruszenia podstawowych elementów kontroli zarządczej, bezpieczeństwa informacji, w tym danych. Jednocześnie należy wskazać, iż brak przedmiotowych zabezpieczeń dla rejestrów, w których znajduje się dane osobowe, stanowi naruszenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
- zestawienia umów i zamówień przygotowywane przez poszczególne jednostki organizacyjne nie zawierały wszystkich umów lub występowały rozbieżności w dostarczonych danych m.in. (dla badanej próby 136 umów).

ReklamaPod lupą umowy m.in. z Ostrołęckim Centrum Kultury, mediami, OPK czy inwestycje drogowe
Audytorzy wnikliwie przyjrzeli się także umowom zawieranym pomiędzy urzędem a innymi instytucjami, podmiotami i osobami, w tym także z jednostkami podległymi miastu. Jak wykazały działania kontrolne, dochodziło w tym zakresie do licznych uchybień.

Liczne uchybienia wykazano w działaniach kulturalnych realizowanych przez Ostrołęckie Centrum Kultury. W tym zakresie audytujacy stwierdzili brak umów na realizację licznych działań kulturalnych, co może wskazywać na brak dbałości o finanse publiczne, w szczególności z uwagi na skalę wydatków, jakie były sumarycznie przekazane. Całość wydarzeń opiewała na łączną kwotę ponad 301 tys. zł. Podobnie w przypadku realizacji postępowań na umowy związane z promocją. Umowy z mediami zawierały rażące błędy.

- W każdym z badanych przypadków brak było jakichkolwiek dokumentów dotyczących prowadzonego procesu zamówienia. Jednocześnie umowy były sporządzone w sposób, który nie zabezpieczał interesów prawnych, ani finansowych miasta. W umowach brak było kar umownych dla wykonawców, brak było procedur odbiorowych oraz dokumentacji potwierdzającej należyte wykonanie zamówienia, jak i jego realizacje. Audytujący zwracają uwagę na kwoty, jakie zostały przeznaczone na działania promocyjne, jednocześnie nie dokonując analizy, czy część działań nie mogłaby zostać zrealizowana przez pracowników urzędu miasta, jak również nie określając celów, wyników oraz rezultatów prowadzonych działań - stwierdzili audytorzy.

Wydatki związane z działaniami promocyjnymi wyniosły 44 tys. 503,00 zł. Jak wykazał audyt, odnotowano brak informacji o planowanym i osiągniętym mierzalnym efekcie promocyjnym dla miasta. Audytujący zwrócili również uwagę na fakt, że miasto zawierało odrębną umowę zlecenia na działania promocyjne, które powinny leżeć w kompetencjach pracowników wydziału. Brak było ponadto dokumentów rozliczania i odbioru realizowanych zadań, a uwagę audytujacych zwrócił także fakt, że osoba ta wygrała nabór na stanowisko w wydziale ds. promocji, kultury i sportu.

Audytorzy wnikliwie przyjrzeli się także inwestycjom miejskim, w tym zadaniom drogowym, a także realizacji projektu "Utworzenie Centrów Kompetencji Technologii Informacyjno-Komunikacyjnych w Ostrołęce. Kontrola objęła także dział gospodarki komunalnej miasta oraz szereg realizowanych zadań.

Ocena negatywna. Audytorzy wydali zalecenia naprawcze
Opinia pokontrolna jest dla miasta fatalna. Zawiera bowiem wspomniane już wielokrotnie: niegospodarność, potencjalny konflikt interesów, możliwość wystąpienia zjawiska korupcji, liczne błędy, uchybienia, naruszenia oraz naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Raport zawiera zalecenia i rekomendacje w celu zahamowania niewskazanych działań oraz eliminację procedur, które stanowią zagrożenia dla efektywności pracy samorządu miasta.

W wyniku ustaleń z dokonanych podczas audytu, celem mitygacji zidentyfikowanych ryzyk audytujący rekomendują podjęcie następujących działań naprawczych:
1. Należy rozważyć przeprowadzenie analizy merytoryczno-prawnej każdego z opisanych przypadków związanych z naruszeniem ustawy PZP, ustawy o finansach publicznych, naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz niegospodarności oraz oceny podjęcia dalszych stosownych kroków zgodnie z najlepszym interesem miasta.
2. Należy dokonać oceny zasobów kadrowych, celem weryfikacji kompetencji do realizacji zadań związanych z zamówieniami.
3. Należy dokonać oceny istniejących struktur organizacyjnych, systemów, procesów oraz procedur pod katem ich skuteczność oraz efektywność do realizacji zadań związanych z zamówieniami.
4. Należy dokonać całkowitego przeprojektowania systemu zarządzania zamówieniami oraz umowami, z uwzględnieniem eliminacji luk wskazanych w niniejszym raporcie.
5. Należy wprowadzić skuteczny system ograniczania ryzyka wystąpienia zjawisk korupcyjnych, konfliktu interesów w ramach prowadzonych zamówień, zarówno w obszarze urzędu miasta, jak i jednostek podległych i nadzorowanych.
6. Należy podjąć działania zmierzające do respektowania zapisów umownych oraz dbałości o finanse publiczne, w szczególności poprzez stosowanie i egzekwowanie kar umownych.
7. Należy podjąć działania zmierzające do realizacji umów związanych z projektem UE pt. "Utworzenie Centrów Kompetencji Technologii Informacyjno-Komunikacyjnych w Ostrołęce (Polska) i Mosty (Białoruś), w szczególności poprzez zastosowanie mechanizmów wskazanych w umowach.

Audyt w ostrołęckim ratuszu przeprowadziła firma Sebastian Burgemejster W&S Consulting z Warszawy.

Pełna treść dokumentu, wraz ze szczegółami kontrolowanych obszarów, zamieszczona jest w BIP Urzędu Miasta w Ostrołęce.

Wyświetleń: 9252

komentarze: -

12:45, 21.02.2019r.