Aktualności

Archiwizacja dokumentów firmowych w Warszawie

Przechowywanie dokumentów to obowiązek przedsiębiorców, który wynika bezpośrednio z przepisów. Dane muszą być dostępne, jeśli zajdzie taka potrzeba, dlatego ich przedwczesne zniszczenie wiąże się z konsekwencjami. Jak prawidłowo archiwizować dokumenty firmowe?

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów w Warszawie to złożony proces. W kolejnych krokach należy:

przyporządkować akta do kategorii A lub B,
opracować dokumentację,
oznaczyć akta,
nadać topografię,
zniszczyć dokumenty, których nie trzeba już przechowywać,
oddać do archiwum prawidłowo opisaną dokumentację.

Na każdym etapie dokumentom musimy zapewnić właściwą ochronę, zwłaszcza jeśli zawarte są w nich dane osobowe lub inne, które wyszczególnia ustawodawca. Bardzo istotne jest prawidłowe opisanie teczek, segregatorów czy innych elementów, w których będą przechowywane papiery. Dzięki temu łatwiej odnaleźć je, gdy są potrzebne. Archiwizacja dokumentów przebiega tak samo bez względu na ich ilość, co przy większych obrotach może być problematyczne.

Rola digitalizacji w archiwizowaniu dokumentów

Zagadnieniem pośrednio związanym z archiwizacją jest digitalizacja. Polega ona na skanowaniu dokumentów, które będę przechowywane w formie elektronicznej, a nie jak do tej pory, papierowej. Digitalizacja porządkuje archiwum, umożliwia też redukcję kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. Niemniej jednak stanowi duże wyzwanie, ponieważ akta elektroniczne też trzeba szczegółowo opisać i zabezpieczyć. Robi się to inaczej, niż w przypadku dokumentów papierowych. Digitalizacja może wydawać się prostym procesem, jednak w rzeczywistości wymaga posiadania dużej wiedzy i umiejętności, by zastosować ją w praktyce.

Archiwizacja dokumentów - jak robić to nowocześnie?

Obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas nie jest niczym nowym. Takie rozwiązanie funkcjonuje od dawna, jednak nowoczesne podejście do archiwizacji jest zupełnie inne, niż kilkanaście lat temu. Po pierwsze, archiwa rzadko znajdują się w pomieszczeniach piwnicznych, nieogrzewanych i zawilgoconych. Wiemy, że papier w takich warunkach nie przetrwa, dlatego trzeba go przechowywać w odpowiednich miejscach. Innowacyjne podejście wyszczególnia też digitalizację, czyli przejście na formę elektroniczną. Archiwum w chmurze to nie chwilowy trend, a nasza przyszłość. Już teraz coraz więcej dokumentów udostępnia się elektronicznie, zatem nic dziwnego, że nie przechowujemy ich w formie papierowej.

Archiwizacja - samodzielnie czy z pomocą specjalistów?

Przedsiębiorcy mogą archiwizować dokumenty samodzielnie, jednak coraz więcej korzysta z pomocy ekspertów. Firma zewnętrzna przejmuje obowiązki związane z procedowaniem dokumentów, które zgodnie z prawem wciąż trzeba przechowywać. Takie rozwiązanie jest korzystne ekonomicznie, ale też pozwala wywiązać się z obowiązków, które ciążą na każdym przedsiębiorcy. Warto znaleźć dobrego partnera biznesowego, który pomoże uporać się z nadmiarem dokumentacji firmowej.

Artykuł sponsorowany

komentarze: -