Jak skutecznie zarządzać pracą zdalną w czasie pandemii Covid-19?

Wraz z nadejściem drugiej fali koronawirusa wróciły obostrzenia w strefach publicznych oraz zalecenia dotyczące pracy zdalnej. W trosce o zdrowie podwładnych przedsiębiorcy decydują się stopniowo przenosić pracę z biur do domów, by zminimalizować ryzyko zachorowania.

Już od roku pandemia Covid-19 zmienia sposób funkcjonowania ludzi na całym świecie. Sklepy pracują krócej, wprowadzono ograniczenia w liczbie osób w komunikacji miejskiej i zalecono pracę z domu. Wielu pracodawców decyduje się na to rozwiązanie i chce jak najlepiej przygotować firmę i pracowników do wykonywania obowiązków na odległość.

Skuteczne zaimplementowanie zdalnej pracy to jednak nie tylko zapewnienie podwładnym niezbędnego sprzętu i zabezpieczenie danych organizacji. Na sukces przy takiej zmianie wpływ mają odpowiednie zaplanowanie sposobu działania w różnych sytuacjach oraz dobrze przemyślane zmiany w  sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa. By odnieść sukces, należy przede wszystkim zadbać o dobrą komunikację i samopoczucie pracowników.

Pandemia Covid-19 w liczbach

Koronawirus dotarł do Polski w pierwszym kwartale 2020 roku, sprawiając, że 15 marca władze zarządziły lockdown, w wyniku którego większość mogących sobie na to pozwolić ze względu na swoją specyfikę przedsiębiorstwa przeszła na pracę zdalną.

Jak podaje Serwis Rzeczypospolitej Polskiej, przypadków wykrycia zakażenia wirusem w Polsce od początku pandemii stwierdzono ponad 193 tys., a zgonów 3828 do dnia 21 października 2020 roku. Wyleczonych z choroby stwierdzono ponad 95 tys. przypadków. Na całym świecie Covid-19 zaraził już 40.7 mln osób i zabił 1.12 mln z nich. Na całym świecie wyleczonych zostało 27.8 mln ludzi.

Chociaż zainfekowania wirusem w Polsce przez długi czas utrzymywały się na dosyć niskim poziomie 200-500 przypadków wykryć dziennie, zgodnie z danymi zbieranymi i prezentowanymi przez Google, wraz z nadejściem jesieni przyrost osób, u których stwierdzono obecność wirusa kilkukrotnie wzrósł i obecnie każdego dnia liczba stwierdzonych zakażeń wynosi 7000-9000 przypadków na dobę.

Tak ogromny wzrost wykryć sprawił, że cały kraj oznaczono czerwoną strefą. W obliczu tych zmian wprowadzenie pracy zdalnej to rozsądna decyzja w trosce o bezpieczeństwo pracowników.

Jak skutecznie zarządzać pracą zdalną?

Przed przejściem na pracę z domu firmy powinny dobrze przemyśleć nowe procedury i zasady działania. Ma to kluczowe znaczenie dla dobrego funkcjonowania zespołów, gdy już opuszczą biuro. Warto więc wdrożyć do procesu obmyślania zmian nie tylko specjalistów HR, ale również menedżerów działów oraz samych pracowników. Dzięki temu łatwiej będzie podjąć ostateczne decyzje w niektórych kwestiach.

Oto lista najistotniejszych spraw, o które należy zadbać:

Praca rotacyjna a praca zdalna

Pierwszą rzeczą, nad którą należy się zastanowić, jest to, czy na pracę z domu powinni przejść wszyscy pracownicy czy tylko część z nich. Kolejną rzeczą jest ustalenie, czy pracownicy powinni zostać w domach przez cały czas, czy jednak powinni zjawiać się w biurze na zmianę. Takie zmianowe pojawianie się w firmie nosi nazwę pracy rotacyjnej. Polega na tym, że w danej jednostce czasu do biura przychodzi dana grupa pracowników, podczas gdy reszta pracuje zdalnie, a w kolejnej jednostce czasu pracownicy zamieniają się. Jest to dobre rozwiązanie dla organizacji, które ze względu na swoją specyfikę wymagają obecności podwładnych na miejscu.

Do ustalenia, kto kiedy pracuje, można posłużyć się arkuszem kalkulacyjnym, by na bieżąco zbierać informacje o tym, kto i kiedy zjawił się w firmie. Dzięki temu w razie zachorowania łatwo będzie dojść, którzy pracownicy są w grupie ryzyka i powinni odbyć obowiązkową kwarantannę. Jednak takie rozwiązanie podatne jest na błędy - pracownik może się nie odznaczyć lub pomylić dzień, w którym przyszedł do pracy.

Kwestię tę można również rozwiązać dzięki wykorzystaniu programu do rejestracji czasu pracy.

Wykorzystanie programu do ewidencji czasu pracy

Dobrym sposobem na zarządzanie zarówno pracą rotacyjną jak i pracą zdalną jest wykorzystanie programu rejestracji czasu pracy (system RCP) takiego jak Calamari. Umożliwia on zbieranie danych na temat godzin wejścia i wyjścia z pracy, przerw oraz nieobecności. Możliwość dodawania własnych rodzajów nieobecności można wykorzystać do stworzenia “pracy zdalnej” i za pomocą tego rodzaju absencji oznaczać, którzy pracownicy byli w biurze danego dnia.

Przechowywanie danych w programie do zarządzania obecnością pozwala szybko, wygodnie, a przede wszystkim - mając pewność poprawności rekordów -  sprawdzić w każdej chwili niezbędne informacje. Zapisywanie danych w tego tym narzędziu minimalizuje możliwość popełnienia błędów, takich jak:

●     niewpisanie się na listę,

●     wpisanie się w złe miejsce,

●     zgubienie listy obecności.

Na takie pomyłki w czasach zagrożenia koronawirusem nie można sobie pozwolić, bo ewentualne błędy mogą faktycznie kosztować kogoś życie.

Komunikacja - ustalenie harmonogramu spotkań

Dobra komunikacja pomiędzy pracownikami i zespołami to podstawa udanej pracy zdalnej. Wykonywanie obowiązków na odległość, bez kontaktu ze współpracownikami, sprawia, że ludziom może towarzyszyć poczucie odosobnienia. W zależności od podejścia firm, mogą oni również czuć się nadmiernie kontrolowani lub, zupełnie odwrotnie, pozostawieni samym sobie.

Zarówno jedno jak i drugie może nieść ze sobą wiele niekorzystnych konsekwencji i bezpośrednio przekładać się na wyniki organizacji. Z tego powodu warto jeszcze przed przejściem na pracę z domu zastanowić się nad tym, w jaki sposób organizować spotkania na odległość i jak rozłożyć je w tygodniu. W tym celu warto skorzystać z narzędzi do wideokonferencji.

Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie jednego, dłuższego spotkania raz w tygodniu. Najlepszymi dniami na nie są poniedziałki oraz piątki. W tym czasie można zarówno podsumować miniony tydzień, jak również zaplanować zadania na kolejny. Jedno dłuższe spotkanie sprawia również, że pracownicy nie będą czuli się przytłoczeni ich liczbą i nie będą musieli zbyt często odwracać swojej uwagi od wykonywanych obowiązków.

Oprócz jednego dłuższego spotkania dobrze jest również zadbać o krótkie codzienne statusy - w zależności od potrzeb mogą być to spotkania zespołowe z menedżerem lub indywidualne, na których pracownik zdalny wraz ze zwierzchnikiem ustalają konkretne zadania, a dla podwładnego jest to również czas, by podzielić się swoimi uwagami i odczuciami odnośnie współpracy. Bardzo często dopiero w takich sytuacjach ludzie czują się wystarczająco pewnie, by zgłosić swoje wątpliwości.

Czego zatem nie należy robić?

Powinno się zdecydowanie unikać kilkukrotnego sprawdzania postępów pracy podwładnych każdego dnia. Zbyt częste pytania i konieczność wykazywania postępu wprawi członków zespołu w poczucie, że menedżer nie darzy ich zaufaniem, co negatywnie wpłynie na morale, zaangażowanie i chęci do pracy.

Stworzenie bazy wiedzy na firmowe tematy

Na czas, kiedy pracownicy nie będą mieli ze sobą bezpośredniego kontaktu każdego dnia, warto zadbać o zebranie podstawowych informacji na temat działania firmy i spisanie ich w jeden dokument. To rozwiązanie doskonale sprawdza się w dużych korporacjach, w których osoby z różnych działów nie znają się zbyt dobrze.

W dokumencie należy zebrać informacje na temat działów i osób za nie odpowiadających, pracowników, ich stanowisk i krótkiego opisu obowiązków. Ponadto warto umieścić w nim ścieżki postępowania w przypadku różnych sytuacji, które mogą zaistnieć w codziennej pracy.

Stworzenie takiego poradnika sprawi, że w razie niepewności pracownik będzie mógł zerknąć do ściągawki i zorientować się, do kogo powinien zwrócić się z daną sprawą. Zebranie wszystkich procedur firmowych w jednym miejscu pomoże w zachowaniu płynności przekazywania informacji oraz zachowaniu porządku zadań, co ułatwi wdrożenie się w pracę mobilną.

Wolność i odpowiedzialność w rękach pracownika

Niemożliwym, a przede wszystkim nieodpowiednim, jest nadmierne kontrolowanie podwładnych w czasie pracy. Dlatego też w nowych warunkach również nie powinno się robić tego zbyt często. Chociaż wielu menedżerów przyznaje, że zdalne zarządzanie zespołem jest dla nich bardziej stresujące i często odczuwają brak kontroli nad podwładnymi, kwestię tę można rozwiązać odpowiednimi procedurami raportowania i ustalania spotkań, o których wspomniano wyżej.

Obawa o zdrowie wynikająca z panującej pandemii koronawirusa podnosi poziom stresu, a praca w odosobnieniu negatywnie wpływa na nastroje ludzi. Nie warto więc dodatkowo stresować pracowników zbyt częstym dopytywaniem o ich zadania. Zamiast tego lepiej wykorzystać odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej, dzięki którym możliwe będzie obserwowanie postępów pracowników bez wprawiania ich w poczucie, że zwierzchnik nie ma wobec nich zaufania.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi

Nic nie zastąpi rozmowy twarzą w twarz, jednak sięgnięcie po odpowiednie narzędzia do komunikacji i pracy nad projektami może sprawić, że różnica nie będzie aż tak dotkliwa. Wśród aplikacji umożliwiających rozmowy pisemne, głosowe oraz wideo można znaleźć wiele ciekawych propozycji, a wśród nich:

●     Slack -  komunikator stworzony z myślą o przedsiębiorstwach, który pozwala na rozmowy prywatne oraz grupowe na kanałach otwartych, zamkniętych oraz w tworzonych przez użytkowników grupach, umożliwia również sprawdzenie statusu aktywności współpracowników oraz wysyłanie plików,

●     Microsoft Teams - narzędzie służące do komunikacji, które pozwala tworzyć kanały i sprawdzać status dostępności współpracowników oraz przesyłać pliki,

●     Skype - aplikacja powstała początkowo do rozmów głosowych oraz wideo, ale umożliwia też komunikowanie się pisemne oraz wysyłanie plików,

●     Google Meets - narzędzie webowe, które umożliwia rozmowy wideo dla dużych grup, można również zapraszać osoby z zewnątrz poprzez wysłanie im odpowiedniego linka, aplikacja pozwala udostępniać ekran oraz wysyłać wiadomości i pliki w trakcie wideokonferencji.

Oprócz zadbania o komunikację pomiędzy pracownikami, równie ważne jest też wprowadzenia narzędzia, dzięki któremu zespoły będą mogły na bieżąco informować się odnośnie postępów w wykonywanej pracy. W tym celu warto posłużyć się jednym z tych narzędzi:

●     Trello - przejrzysty interfejs do zarządzania zadaniami, który umożliwia tworzenie tablic, list oraz zadań, do których można przypisać pracowników, dodawać komentarze, załączać pliki oraz ustalać ukończenia projektu,

●     Basecamp - aplikacja umożliwia tworzenie zadań podzielonych na mniejsze zadania, komentowanie ich, dodawanie pracowników, ustalanie czasu wykonania zadania oraz dodawanie załączników.

Narzędzie należy dobrać odpowiednio do potrzeb zespołu, dlatego może się zdarzyć, że w dużych firmach trzeba będzie wybrać więcej niż jedno, które można wykorzystać w podobny sposób. Warto jednak przyjrzeć się liczbom - sprawdzić dane odnośnie efektywności i czasu pracy, ponieważ może się okazać, że zakup nawet kilku narzędzi, choć na pozór może się wydawać stratą, usprawni pracę zespołów na tyle, że w ostatecznie nie tylko się zwróci, ale zacznie przynosić zyski.

Odpowiednie zabezpieczenie

Każda firma gromadzi wiele danych, których wyciek mógłby doprowadzić do jej upadku. Oprócz tak podstawowych, jak wrażliwe dane pracowników, wyciec mogą również raporty finansowe czy plany na kolejne miesiące działania przedsiębiorstwa.

Z tego względu warto zadbać o to, by przeprowadzić wśród pracowników krótkie szkolenie z bezpieczeństwa w sieci, by zminimalizować szanse na to, że jakieś dane zostaną wykradzione.

Organizacja spotkań teambuildingowych

Praca w odosobnieniu negatywnie wpływa na nastrój pracowników, a to bezpośrednio przekłada się na ich wydajność. Ludzie to istoty społeczne i potrzebują kontaktu z innymi – nie tylko tego oficjalnego, dotyczącego obowiązków, ale również tego swobodnego - jak pogawędki przy automacie z wodą czy w kuchni.

Organizując pracę na odległość, warto więc zapewnić podwładnym możliwość swobodnych rozmów. Można do tego celu wykorzystać jedno z narzędzi do komunikacji i stworzyć specjalny kanał, gdzie mogą żartować i swobodnie wymieniać się przemyśleniami na dowolne tematy.

Warto również organizować co jakiś czas - 2 tygodnie bądź miesiąc - grupowe zabawy integracyjne. Pozwolą one rozładować atmosferę i dadzą pracownikom szansę, by spędzić ze sobą trochę czasu w swobodny sposób. Spotkania można przeprowadzać dla całej organizacji lub w zespołach - wszystko zależy od preferencji firmowej społeczności i jej wielkości.

W przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw lepiej jest podzielić ludzi na mniejsze grupy, aby każdy mógł wziąć czynny udział w grach i zabawach teambuildingowych. Pomysły na ciekawe gry teambuildingowe online znajdziesz w artykule Calamari: 19 najlepszych gier i zabaw integracyjnych dla zdalnych pracowników.

Podsumowanie

Zarządzanie pracownikami zdalnymi w czasie pandemii jest wyzwaniem dla pracodawców i specjalistów HR. Na szczęście dobrze ułożony sposób działania, zadbanie o bezpieczeństwo danych, komfort psychiczny pracowników i niezbędne do pracy oraz komunikacji narzędzia mogą sprawić, że zmiana nie będzie zbyt dotkliwa i efektywność organizacji nie zmniejszy się.

Artykuł sponsorowany

Wyświetleń: 1245

komentarze: -

Wrzuć na Facebooka

11:55, 27.10.2020r.